Une salle de conférence est une pièce qui doit pouvoir accueillir une vingtaine de personnes au minimum. Elle permet de faire des réunions avec l’ensemble de l’entreprise, d’organiser des rencontres, des séminaires. Pour l’aménagement de votre salle de conférence, R&G Conseils est votre partenaire privilégié.

L’aménagement de la salle de conférence

Lorsque vous souhaitez mettre en place une salle de conférence dans vos locaux, il vous faudra penser au nombre de personnes qu’elle doit accueillir. Le minimum est généralement une vingtaine de personnes mais cela peut aller jusque 150 personnes parfois, cela dépend bien entendu du nombre de collaborateurs. Si vous êtes une petite structure, une salle de réunion peut s’avérer bien plus pertinent qu’une salle de conférence.

La répartition de l’espace

Dans une salle de conférence, il y a deux espaces : un espace dédié au public et un espace dédié aux orateurs, espace qui est en général surélevé par rapport au public notamment à l’aide d’une estrade. Pour une meilleure visibilité des rangs les plus éloignés de l’espace dédié aux orateurs, il est intéressant de penser à mettre un sol incliné, surtout si la salle de conférence est spacieuse comme dans un amphithéâtre.

L’éclairage de la salle de conférence

L’éclairage de l’espace orateur doit être direct et puissant contrairement à l’éclairage de l’espace dédié au public qui doit être modulable et plus faible mais qui doit malgré tout permettre la prise de note.

Le mobilier de la salle de conférence

Le mobilier de l’espace orateur se compose en règle générale, d’un pupitre si il n’y a qu’un intervenant ou d’une table d’appoint et des sièges s’il y a deux personnes et plus. Cependant pour une ambiance plus conviviale, il est possible de mettre en place un « salon » sur l’estrade avec des fauteuils de bureau à assise basse et une table basse pour poser les notes des intervenants ou les micros.

Pour des raisons pratiques, les sièges de conférences sont pliables : ils se replient lorsque la personne occupant le siège se lève. Cela permet une circulation plus simple dans les rangées de sièges. Pour la prise de notes des participants, il est possible d’ajouter des tablettes aux sièges.

Les équipements de la salle de conférence

L’équipement de base d’une salle de conférence est un vidéoprojecteur qui est soit monté sur un support au sol, soit fixé au plafond. Il faut bien entendu prévoir toutes les connexions pour la projection de documents depuis l’ordinateur de l’intervenant. L’écran sur lequel est projeté le document doit être adapté à la taille de la salle. Il faut penser aux personnes des derniers rangs pour qui les documents doivent être lisibles.

Pour mettre en schéma une idée ou une notion qui viennent d’être énoncées, il existe différentes solutions pour différents budgets. Il y a le chevalet de conférence classique mais aussi des tableaux blancs interactifs ou des tableaux numériques pour les plus grands budgets.

La sonorisation de la salle de conférence

Afin de se faire bien entendre de tous, l’intervenant doit parler dans un micro. Il existe différents types de micro : micro posé sur un support (pupitre, table…), micro-cravate ou encore micro tenu en main. Il est intéressant de prévoir un ou deux micros sans fil pour les faire circuler dans le public pour des questions et réponses. Il faut bien entendu prévoir les dispositifs qui vont avec l’utilisation de micros (enceintes…).