Avant de vous lancer dans les travaux, anticiper l’aménagement de vos bureaux est une phase essentielle. Cela implique une réflexion approfondie en amont, bien avant de contacter un prestataire. Cette démarche vous permettra de définir précisément vos besoins, vos contraintes et d’assurer la faisabilité de votre projet, en optimisant à la fois les espaces et les ressources.
Mener une phase de réflexion en amont
Réfléchir au projet en amont permet de poser les bases solides d’un aménagement de bureau réussi. Il s’agit de se poser les bonnes questions :
- Quels sont vos objectifs à court, moyen et long terme ?
- Quelles sont les contraintes liées à vos locaux, vos effectifs, vos délais ?
- Quelles sont les priorités de votre organisation en matière de confort, de circulation ou d’interaction entre collaborateurs ?
En fournissant ces éléments à votre prestataire, vous gagnerez un temps précieux dans la mise en œuvre de votre projet et vous vous assurez d’un résultat conforme à vos attentes.
S’assurer que le projet est techniquement réalisable
Un autre aspect fondamental pour anticiper l’aménagement de vos bureaux est de vérifier la faisabilité technique du projet. Vos locaux permettent-ils d’être transformés en open-space ? Peuvent-ils accueillir tous vos salariés, y compris les personnes à mobilité réduite ? Cette analyse est indispensable pour envisager un agencement optimal.
Intégrer les normes et réglementations
L’aménagement de bureaux doit également respecter les normes en vigueur, notamment celles liées à la sécurité, à l’accessibilité, et à la densité d’occupation. Ces obligations légales influencent directement la conception de vos espaces, notamment en termes de surface par poste de travail, de circulation et d’équipement. Prendre en compte ces éléments dès le départ est essentiel pour un projet conforme et pérenne.
Anticiper les besoins de rangement et de stockage
En moyenne, les surfaces allouées au rangement peuvent représenter jusqu’à 25 % de vos locaux. En anticipant ces besoins, vous pourrez optimiser ces espaces grâce à du mobilier adapté (armoires, modules sur-mesure, rangement intégré), tout en préservant de l’espace pour des usages plus productifs, comme des bureaux plus spacieux ou des espaces collaboratifs.
Optimiser les espaces : open-space et modularité
Le choix de l’open-space est une solution efficace pour gagner de la place et réduire les coûts (loyer, charges, entretien…). En décloisonnant intelligemment les espaces, vous améliorez la fluidité des échanges entre services tout en optimisant l’utilisation des mètres carrés disponibles. Cela suppose de repenser l’organisation interne en fonction des interactions quotidiennes de vos collaborateurs.
Organiser les services selon les usages
L’aménagement doit tenir compte des déplacements, des interactions et des besoins spécifiques de chaque service. Un agencement réfléchi permet de favoriser la productivité et d’améliorer les conditions de travail des équipes, tout en répondant aux objectifs opérationnels de l’entreprise.
Penser à l’évolutivité de vos espaces
Enfin, anticiper l’aménagement de vos bureaux, c’est aussi penser à long terme. Vos besoins d’aujourd’hui ne seront pas forcément ceux de demain. Prévoir des solutions modulables comme des cloisons amovibles, du mobilier évolutif ou des zones flexibles vous permettra d’adapter vos espaces sans avoir à tout réorganiser en profondeur.
