Le déménagement de bureau professionnel doit se dérouler sans incidents afin de vous permettre de passer d’un lieu de travail à un autre rapidement pour que l’entreprise reprenne le cours de son activité dans les meilleures conditions. C’est pourquoi il se déroule généralement le week-end. Pour le bon déroulement du déménagement, il est nécessaire de l’anticiper. Retour sur les points essentiels d’un déménagement de bureau bien réussi.
Les démarches pour le déménagement de bureau professionnel
Certaines démarches doivent être entreprises assez rapidement pour anticiper au mieux le déménagement de bureau comme le préavis de départ, un audit des locaux (espaces, sécurité…) et le transfert du mobilier de bureau, de l’équipement.
1/ Audit des nouveaux locaux de la société
Il est indispensable de faire un audit des locaux avant même de signer le bail ! Cet audit vous permettra de savoir s’il est intéressant de signer le bail : capacité d’accueil, sécurité mais aussi pour estimer les travaux qui seront nécessaires. Grâce à cet audit, vous éviterez les mauvaises surprises.
2/ Le préavis à donner avant le déménagement
Autre point essentiel : le préavis. Il faut bien lire le contrat de location ou de vente pour savoir quelle est la durée de votre préavis pour anticiper son dépôt en fonction de la date souhaitée du déménagement. Cela vous évitera un surcoût.
3/ Le transfert d’un espace de travail à l’autre
Préparer le déménagement c’est aussi penser aux règles de sécurité liées au transfert, établir les priorités et contraintes ainsi que le nombre de personnes à déménager.
Vous devrez également déterminer si le mobilier de bureau est conservé et déplacé dans les nouveaux locaux ou si vous investissez dans du mobilier neuf : votre mobilier de bureau actuel n’est peut-être plus adapté aux nouveaux espaces de travail, pensez-y.
4/Qui dit » déménagement de bureau », dit « travaux d’aménagement de bureau »
Ces travaux peuvent être nécessaires avant d’emménager dans les nouveaux locaux, mais aussi avant de rendre les clés de l’espace de travail que vous quittez.
Prévoir ces travaux, c’est prendre en compte beaucoup de paramètres comme la durée des travaux et les disponibilités, qui pourront retarder le déménagement de bureau s’ils ne sont pas suffisamment organisés.
Anticiper les travaux d’aménagement des nouveaux locaux pour ne pas retarder le déménagement de bureau
Des travaux peuvent être nécessaire pour l’agencement des espaces de travail, plus vous les anticiperez plus vous pourrez faire jouer la concurrence avec les devis.
Anticiper c’est aussi s’assurer de la disponibilité des prestataires pour les travaux dont la durée effective déterminera la date de déménagement. Ne tardez pas !
Des travaux pour les locaux professionnels à vider
Selon votre contrat de location, vous devrez certains travaux au propriétaire avant de partir. Dans ce cas, faites comme pour les nouveaux locaux : anticipez !
Plus vous anticiperez, plus tôt les travaux pourront commencer (sitôt vos locaux vides). De la même manière, la durée effective des travaux établie au préalable vous permettra de faire intervenir une équipe de nettoyage avant de rendre définitivement les locaux au propriétaire.
Prévoir l’installation de vos équipes dans les nouveaux bureaux
Il faut aussi prévoir certains éléments avant l’installation dans les bureaux. Des éléments qui vous seront indispensable une fois installés comme les lignes téléphoniques et le changement d’adresse.
Faites un inventaire du parc informatique et prévoyez l’étiquetage de tous les cartons pour gagner du temps : si les cartons sont bien étiquetés, ils seront à leur place rapidement après inventaire et chaque personne aura simplement à remettre en place son poste de travail personnel en arrivant le lundi au bureau.
Pensez également à faire intervenir une équipe de nettoyage après le déménagement de bureau du week-end, avant l’heure d’arrivée de vos salariés.
