Vous le savez sûrement mais les transformations du monde du travail amènent les entreprises à revoir en profondeur l’organisation de leurs espaces. Que ce soit pour l’organisation du flex office, d’un espace dédié au coworking, d’espaces de travail mixtes… ces mots sont partout, mais que recouvrent-ils vraiment ? Et surtout, comment adapter vraiment l’aménagement de ses bureaux à ces nouveaux usages ?
Flex office, coworking, télétravail : des concepts proches mais bien distincts
Le Flex office ou « flex desk » est par définition l’absence de bureau attitré au sein d’une entreprise.
Un mode d’organisation où les collaborateurs ne disposent plus d’espaces attitrés. Chaque jour, ils s’installent à la place disponible ou à côté de qui ils ont besoin de collaborer sur un projet. Les objectifs de cette organisation sont :- D’optimiser les surfaces (plus de bureaux attitrés = plus de bureaux vides quand la personne est absente).
- D’encourager la mobilité entre les différents services et de multiplier les discussions informelles (certaines entreprises posent quand même des limites pour essayer de créer des espaces par typologie de métier pour ne pas générer la concentration de certains).
- De casser les silos traditionnels des entreprises.
Les conséquences sur l’aménager des espaces lorsque le flex office est ancré dans l’organisation de l’entreprise
L’aménagement des espaces professionnels pour accueillir le flex office au sein de votre société nécessite quelques mises en place :- Des zones de travail bien identifiées pour vos équipes (pour ne pas envahir les bureaux individuels et attitrés dans certains métiers) – Exemple : L’Open space de l’étage 1 est dédié au flex office.
- Des casiers individuels et sécurisés pour que chaque employé puisse ranger son matériel professionnel ou objets personnels en confiance
- Acquérir du mobilier polyvalent pouvant répondre à tout type de métier et à toutes les morphologies.
Le coworking : Espaces partagés entre plusieurs sociétés et/ou avec des indépendants
Nous vous parlions récemment que l’aménagement d’un espace de coworking peut être un atout pour l’épanouissement de votre société : L’article est à retrouver ici. Les objectifs sont de :- Mutualiser les ressources notamment en termes d’immobilier, de restauration, etc,
- Encourager la collaboration et le développement de projets innovants,
- Offrir de la flexibilité.
Les conséquences sur l’aménager des espaces de coworking au sein de votre société
Ici nous parlerons davantage de l’ambiance de l’espace, il faut que celui-ci soit un espace attrayant, chaleureux et bien pensée car vous allez soit partager des espaces avec une (ou plusieurs) autre(s) société(s) – Essayer de collaborer avec une entreprise qui partage les valeurs que vous, soit avec un public externe. Vous devez aussi aménager des zones communes :- Des espaces de concentration : Permet aux travailleurs de s’isoler quand il le souhaite par exemple via des alcôves, des salles de réunion, des bulles de concentration, etc.
- Des espaces de détente : Espaces de restauration, Cafeteria, Salle de repos
Ce n’est pas parce que vos salariés sont en télétravail que vous ne devez pas penser à leur bien-être.
Le collaborateur travaille depuis chez lui, à temps partiel ou complet donc en théorie, il ne revient que peu au sein de votre société. Bien que votre salarié soit chez lui, il doit rester performant. Un dirigeant d’entreprise doit alors penser :- A lui fournir un poste de travail adapté
- Un ordinateur portable (le plus pratique) qu’il transporte la où il a besoin de travail) ou
- 2 ordinateurs fixes (un pour l’entreprise et un autre pour le lieu d’habitation du salarié)
- Une station au bureau pour qu’il puisse être confortablement assis avec 2 écrans.
- Être certains que le télétravail n’est pas un frein à sa concentration
- Est-ce qu’il a bien un endroit dédié pour ses missions professionnelles (il est important que l’équilibre vie pro/vie perso soit maintenu).
- Est-ce que le salarié n’est pas trop sollicité par la présence de sa famille lorsqu’il est en télétravail
- Est-ce que le salarié n’est pas trop seul à cause du télétravail (venir au bureau peut entretenir le lien social et empêcher l’isolement)
Les conséquences sur l’aménager des espaces professionnels lorsque votre salariés travail à distance
Vos locaux professionnels deviennent peu à peu des espaces de passage mais doivent fournir des services pour accueillir convenablement votre salarié : matériels informatiques fonctionnels, salles de restauration, sanitaires, espaces de réunion, etc… Il ne faut donc pas négliger vos locaux pour qu’ils restent attractifs. Vos espaces de travail seront davantage orientés sur les interactions sociales et collectives.Les impacts concrets sur l’aménagement des bureaux
Repenser l’affectation des postes de travail
Cela implique d’investir dans :- Des outils de réservation de postes,
- Des espaces modulaires,
- Des solutions de rangement personnel (casiers, vestiaires…).
Multiplier les typologies d’espaces
Il faut maintenant créer une variété de zones :- Espaces calmes pour la concentration
- Espaces ouverts pour le travail collaboratif
- Phone box pour les appels
- Salles projet ou brainstorming
Miser sur l’ambiance et le confort
Les collaborateurs qui se déplacent veulent une vraie valeur ajoutée par rapport à leur domicile :- Design inspirant et bien pensé,
- Confort acoustique et visuel,
- Lieux de vie conviviaux
Intégrer la technologie
Ces nouvelles formes de travail exigent des bureaux bien équipés :- Bornes de recharge,
- Écrans partagés,
- Solutions de visio performantes,
- Wi-Fi haut débit.
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