Un projet d’aménagement de bureaux représente un investissement important pour une entreprise quelque soit le type de projet initié : Un déménagement, une rénovation ou une transformation d’un espace défini… Le budget alloué peut rapidement évoluer si certains éléments sont mal anticipés.
Le coût d’un aménagement de bureaux ne dépend pas uniquement de la surface sur laquelle l’aménageur de locaux professionnels travaille. Plus d’informations sont à retrouver ici. Certaines erreurs, parfois anodines au début du chantier peuvent entraîner des surcoûts importants
10 erreurs les plus fréquentes qui font exploser le budget d’un aménagement de bureaux
1. Ne pas définir précisément les besoins client avant de lancer le projet
L’une des premières causes de dépassement budgétaire est un manque de préparation en amont. Un projet d’aménagement mal cadré entraîne souvent des modifications en cours de route : déplacement de cloisons de bureaux, ajout de postes de travail, adaptation des équipements techniques… autant d’éléments qui augmentent rapidement la facture.
2. Sous-estimer les travaux techniques
Les travaux visibles (peinture, mobilier, décoration) sont souvent les premiers éléments auxquels vous pensez mais il faut prioriser les postes plus techniques qui sont : L’électricité et l’éclairage, le câblage informatique, la ventilation, la climatisation… Un espace peut sembler prêt à accueillir des collaborateurs, mais nécessiter de nombreux ajustements techniques par exemple, la création d’une salle de réunion peut impliquer l’installation d’un système de visioconférence, de prises supplémentaires, d’un éclairage adapté et d’un traitement acoustique…
3. Sélectionner le mobilier de bureau trop tôt
Le mobilier de bureau professionnel est un élément central d’un projet d’aménagement, mais le sélectionner trop rapidement peut provoquer des erreurs coûteuses. Il faut d’abord définir l’organisation des espaces pour éviter de créer des zones avec une mauvaise circulation, des espaces sous-utilisés, du mobilier inadapté et encore des achats complémentaires.
Le mobilier de bureau doit impérativement répondre aux usages réels de vos équipes et pas à une logique esthétique.
4. Négliger l’acoustique des espaces de travail
L’acoustique est souvent oubliée dans les budgets initiaux, alors qu’elle joue un rôle essentiel dans le confort des collaborateurs et doit être intégrée dès la conception du projet. Une acoustique mal pensée va générer une baisse de concentration, une insatisfaction des équipes et des modifications coûteuses.
5. Réduire les coûts sur les postes stratégiques
Chercher à optimiser un budget est normal, mais certaines économies peuvent devenir contre-productives. En tant qu’aménageur dans les espaces de travail nous vous déconseillons de réduire les budgets liés aux assises, à l’éclairage, à l’ergonomie des postes, à l’acoustique ou encore à la qualité des matériaux utilisés quotidiennement.
6. Modifier les plans pendant les travaux
Les changements en cours de chantier sont l’une des principales sources de dépassement budgétaire mais aussi des délais car elles rendent l’organisation des différents corps de métiers plus complexe.
7. Ne pas prévoir l’évolution future de l’entreprise dans votre projet d’aménagement.
L’aménagement d’espaces de travail doit répondre aux besoins actuels, mais aussi anticiper les évolutions futures. Une entreprise peut vite grandir et donc vous allez vous retrouver avec des places manquantes, des salles trop petites ou des espaces qui ne répondent pas au mode de travail de vos équipes.
8. Oublier certains coûts annexes mais nécessaires à votre projet d’aménagement.
Le budget d’aménagement de bureaux ne se limite pas aux travaux et à l’ameublement ; certains coûts additionnels sont à prévoir comme : Le service de déménagement, le stockage temporaire, l’installation et le montage des équipements, le nettoyage du chantier (l’ensemble des ces services vont dépendre de ce qui est inclut dans le contrat).
9. Choisir un prestataire uniquement sur le prix
Comparer uniquement les devis sur le montant final peut être trompeur, car deux propositions tarifaires peuvent sembler similaires mais inclure des services très différentes. Pensez à bien analyser l’ensemble des détails des prestations, la qualité des matériaux et l’accompagnement proposé.
10. Ne pas prévoir de marge pour les imprévus
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